Hoe Vermetten grip houdt op kwaliteit terwijl steeds meer automatisch wordt verwerkt.
Hoe meer Vermetten automatiseerde, hoe minder medewerkers zelf nog van iedere boeking zagen.
Ongeveer 85 procent van de bonnen wordt automatisch verwerkt. Ook bankmutaties worden grotendeels automatisch geboekt. Dat maakt het proces efficiënter, maar roept tegelijk een belangrijke vraag op: hoe weet je of honderden administraties nog volgens de afgesproken kwaliteitsnorm van het kantoor worden verwerkt?
Voor Eelco Houwert, verantwoordelijk voor de softwarestraat rondom de administratieve dienstverlening, was duidelijk dat handmatig en per administratie controleren geen schaalbaar antwoord meer was. Vermetten werkt vanuit negen vestigingen, met circa 400 medewerkers en verschillende boekhoudpakketten.
“Je hebt veertig administraties die je bedient. In één oogopslag zie je waar brand is en welke goed gaan.”
Met AIDA verschuift Vermetten van controle achteraf naar tussentijdse kwaliteitsbewaking. Medewerkers hoeven niet ieder dossier afzonderlijk te openen, maar kunnen gericht handelen op basis van relevante signalen.
In het kort.
Voor AIDA:
Met AIDA:
Over Vermetten.
Vermetten is een Brabants accountancy- en advieskantoor met ruim 400 professionals en vestigingen verspreid over Noord-Brabant. Het kantoor ondersteunt ondernemers met een brede dienstverlening en combineert daarbij eigen specialistische expertise met kennis van strategische samenwerkingspartners. Deskundig, daadkrachtig en doeltreffend vormen de drie kernwaarden van Vermetten.
Binnen de administratieve dienstverlening werkt Vermetten met verschillende boekhoudpakketten en aan verdere automatisering en uniformering van processen. Met AIDA monitort het kantoor de kwaliteit over die systemen heen, zodat medewerkers gericht zien waar een administratie aandacht vraagt.
“Eerder zien waar aandacht nodig is.”
Geen integraal beeld over verschillende systemen.
Vermetten werkt onder andere met Exact, Twinfield en Yuki. Controles en signalen moesten voorheen per applicatie worden georganiseerd. Daardoor ontbrak volgens Eelco één beeld over alle administraties heen.
In de praktijk betekende dit dat medewerkers administraties afzonderlijk moesten openen en zelf moesten bepalen waar mogelijk iets niet goed ging.
Vermetten zocht daarom geen vervanging van de bestaande software, maar een intelligentielaag over de verschillende systemen heen. De boekhoudpakketten blijven de plek waar de administratie wordt gevoerd. AIDA maakt daaroverheen zichtbaar waar de kwaliteit aandacht vraagt.
Het risico van pas achteraf controleren.
Een administratie kan op het eerste gezicht op orde lijken, terwijl onderliggende gegevens nog niet volledig of uniform zijn verwerkt. Dat wordt soms pas zichtbaar wanneer een rapportage moet worden opgesteld.
Eelco beschrijft een herkenbaar patroon. Een medewerker wil een dashboard versturen, ontdekt dat de administratie nog niet goed genoeg is en moet eerst herstelwerk uitvoeren. Daardoor schuift ook de rapportage op. Zo ontstaat een ongewenste cirkel. De rapportage kan pas worden gemaakt als de administratie op orde is, maar juist op dat moment ontbreekt vaak de ruimte om alles te herstellen.
Voor Vermetten lag daar de omslag. Niet wachten tot het kwartaal is afgelopen, maar tussentijds zien waar een administratie afwijkt van de afgesproken werkwijze. Hoe eerder een afwijking zichtbaar wordt, hoe eenvoudiger die meestal te herstellen is. Daarmee wordt voorkomen dat dezelfde fout maandenlang doorloopt.
Waarom AIDA bij Vermetten past.
Vermetten onderzocht meerdere oplossingen voor continuous monitoring en kwaliteitsbewaking. Daarbij keek het kantoor niet alleen naar de hoeveelheid controles, maar vooral naar de bruikbaarheid in het dagelijkse werk. Sommige oplossingen boden uitgebreide mogelijkheden, maar vroegen volgens Eelco meer specialistische kennis en waren intensiever in het gebruik.
Uit het gesprek met Eelco komen drie redenen naar voren waarom AIDA goed aansluit op de behoefte van Vermetten:
Eelco vat de gewenste aanpak samen als:
“Less is more. Als er twintig alarmbellen staan, zeggen mensen: daar hebben we nu geen tijd voor. Met minder signalen willen we ze juist in actiemodus krijgen.”
Niet iedere administratie vraagt immers om dezelfde monitoring. Een administratie die dagelijks wordt bijgewerkt, heeft andere aandachtspunten dan een administratie die per kwartaal wordt verwerkt.
Binnen AIDA kan Vermetten de controles daarop afstemmen. Relatiebeheerders bepalen mede welke signalen passen bij de klant en de manier waarop de administratie wordt verwerkt.
Zien waar vakkennis nodig is.
Voor Eelco zit de praktische waarde van AIDA niet in extra registratie. De kracht zit in het aanwijzen van de plek waar iets afwijkt. Een medewerker ziet bijvoorbeeld een afwijkende boeking, een ontbrekende RGS-koppeling of een administratie die nog niet compleet is. Het signaal geeft richting, maar de beoordeling en correctie blijven bij de medewerker.
Volgens Eelco sluit dat aan op de vakmatige instelling van accountants en boekhouders: wanneer zij een concrete afwijking zien, willen zij die doorgaans direct herstellen. AIDA neemt die verantwoordelijkheid niet over, maar helpt om sneller te bepalen waar vakkennis nodig is.
Van ontbrekende RGS-koppeling naar bruikbare rapportage.
Een voorbeeld dat Eelco noemt, is een ontbrekende RGS-koppeling.
Wanneer een klant of collega een nieuwe grootboekrekening aanmaakt zonder de juiste koppeling, kan een rapportage onvolledig zijn. Zonder eerdere signalering wordt dat soms pas zichtbaar wanneer het dashboard al wordt opgesteld.
AIDA laat zien om welke rekening en administratie het gaat. De medewerker kan de koppeling vervolgens herstellen voordat het probleem bij de rapportage naar voren komt. Juist zo’n kleine correctie maakt volgens Eelco de waarde concreet.
De administratie wordt eerder op orde gebracht en de medewerker hoeft later niet vanuit de rapportage terug naar de boekhouding. Dat vergroot de mogelijkheid om rapportages op het gewenste moment op te stellen, op basis van gegevens die vooraf beter zijn gecontroleerd.
Werken aan één herkenbaar kwaliteitsniveau.
Voor Vermetten staat AIDA niet los van een bredere ontwikkeling binnen de organisatie. Het kantoor werkt aan meer uniformiteit over vestigingen, medewerkers en boekhoudpakketten heen.
Een van de uitdagingen daarbij is dat niet altijd direct zichtbaar is of een administratie op dezelfde manier is verwerkt als afgesproken. AIDA ondersteunt door afwijkingen ten opzichte van die basis zichtbaar te maken. Daarmee helpt het platform Vermetten om een herkenbaar kwaliteitsniveau te bewaken.
Eelco noemt dat de basishygiëne van een administratie.
“Als een administratie in onze softwarestraat zit, moet die een bepaald kwaliteitsniveau hebben. Daar doen we het voor.”
Wanneer kwaliteit over de portefeuille heen zichtbaar is, wordt ook duidelijker waar processen of werkwijzen structureel afwijken. Dat geeft Vermetten een betere basis om gericht te werken aan uniformiteit tussen teams, vestigingen en administraties.
Nieuwe administraties gerichter op niveau brengen.
Eelco ziet ook waarde bij het aansluiten van nieuwe klanten en administraties. In de traditionele werkwijze kan het veel handmatig onderzoek vragen om te bepalen wat nog moet worden opgeschoond, gekoppeld of gestandaardiseerd.
Met AIDA kan Vermetten gerichter zien welke onderdelen aandacht vragen. De signalen – gericht op aandachtspunten – geven richting aan de correcties die nodig zijn om een administratie naar het gewenste basisniveau te brengen.
Voor Vermetten raakt dit aan schaalbaarheid. Groei hoeft niet automatisch te betekenen dat ook de controlelast in dezelfde mate toeneemt. Medewerkers kunnen hun aandacht richten op administraties en onderdelen waar daadwerkelijk iets moet gebeuren.
Samen ontwikkelen vanuit de praktijk.
Vermetten is niet alleen gebruiker van AIDA, maar was ook betrokken bij de verdere ontwikkeling van het platform. Toen de samenwerking begon, was Twinfield nog niet gekoppeld. Omdat dit pakket een belangrijk onderdeel is van de softwareomgeving van Vermetten, fungeerde het kantoor als pilotpartner voor de ontwikkeling en het testen van de koppeling.
Ook de PDF-rapportage binnen AIDA is samen verder ontwikkeld. Vermetten wilde uitgevoerde controles en opmerkingen kunnen opnemen in het samensteldossier, zonder dezelfde werkzaamheden opnieuw vast te leggen.
Volgens Eelco werd feedback vanuit Vermetten serieus meegenomen.
“Vanaf dag één was die samenwerking er. Zo werken we samen aan een tool die voor ons goed werkt.”
Samengevat.
Als je het simpel maakt, komt het hierop neer:
“We willen juist dat je snel ziet waar je energie in moet stoppen,” zegt Eelco. “Sommige administraties lopen goed, andere missen nog stukjes. En wat er mist volgens AIDA, moet je op gaan lossen.”
