Hoe WEA Naaldwijk meer grip kreeg op kwaliteit, processen en groei.
“Je denkt dat je je processen onder controle hebt. Totdat je ze echt zichtbaar maakt.”
Zo vat Jos van Kester het samen. WEA Naaldwijk draaide goed. Het werk liep, het team stond en klanten werden geholpen zoals je dat mag verwachten. Maar zoals Jos het beschrijft, zat veel nog in ervaring en gevoel.
“Het liep goed, maar je wist niet precies hoe goed.”
En juist dat begon te wringen. Niet omdat het misging, maar omdat je voelt dat er meer in zit zonder dat je precies ziet waar.
In het kort.
Voor AIDA:
Met AIDA:
Resultaat: meer rust in het werk, meer grip op het proces en betere voorspelbaarheid richting deadlines.
Over WEA Naaldwijk.
WEA Naaldwijk is een accountantskantoor in de regio Westland, met klanten in het MKB, de tuinbouw en de agrarische sector. Jos van Kester is partner en kijkt veel naar hoe het werk binnen het kantoor georganiseerd is. Daarbij gaat het volgens hem niet alleen om wat je doet voor klanten, maar vooral om hoe je dat organiseert.
“Als je niet ziet wat er echt gebeurt in je processen, blijf je sturen op gevoel.”
En precies dat was het punt waar het tegenaan liep.
“Meer rust in het hele kantoor.”
De situatie voor AIDA.
Voorheen werd er binnen WEA Naaldwijk vooral gewerkt op basis van ervaring. Er was echt wel een idee van hoe processen zouden moeten lopen, maar niet echt zicht op hoe ze in de praktijk gingen.
“Iedereen had z’n eigen manier,” zegt Jos. “En dat gaat goed, totdat je merkt dat dingen toch anders lopen dan je denkt.”
En dat moment komt vaak later dan je zou willen. Bijvoorbeeld vlak voor een deadline, wanneer blijkt dat iets niet klopt en je alsnog moet corrigeren. Op dat moment ben je al te laat om het rustig op te lossen.
“Dan ben je eigenlijk steeds aan het repareren.”
En juist doordat je het pas achteraf ziet, blijft dat patroon zich herhalen.
De omslag: inzicht als basis.
De keuze om het anders te doen kwam niet door één moment, maar door een groeiend besef dat deze manier van werken zijn grenzen had als je met je bedrijf wilt opschalen.
“Als je processen niet zichtbaar maakt, kun je ze ook niet echt verbeteren,” zegt Jos.
Het gaat er volgens hem om dat je tijdens het proces ziet wat er gebeurt. Daarmee verandert ook hoe je naar je kantoor kijkt: minder losse werkwijzen, meer één geheel waar je op kunt sturen.
Waarom WEA Naaldwijk voor AIDA ging.
Wat voor WEA Naaldwijk het verschil maakte, zat niet alleen in de software, maar ook in de manier waarop er wordt meegedacht. Tijdens de implementatie en daarna wordt gekeken naar hoe processen lopen en waar het beter kan. Daarbij neem je ook mee wat andere kantoren al hebben geleerd.
“Met het team van AIDA haal je kennis binnen die je zelf niet zo snel opbouwt.”
Daardoor hoef je niet alles zelf uit te zoeken en kun je gerichter verbeteren.
De realiteit van implementatie.
De start was niet meteen makkelijk. Administraties moesten opgeschoond worden, werkwijzen gelijkgetrokken en afwijkingen zichtbaar gemaakt.
“Je ziet ineens waar het schuurt. Dat is niet altijd leuk, maar wel nodig.”
Juist daardoor ontstaat een eerlijk beeld van hoe het werk echt loopt. Dat kost tijd en energie, maar volgens Jos is dat wel de fase waar je doorheen moet.
“Anders kom je ook niet op het punt dat het echt iets oplevert.”
Wat er veranderde in de praktijk.
Als die basis eenmaal staat, verandert het werk stap voor stap. Je bent minder bezig met verwerken en meer met volgen wat er gebeurt. Doordat afwijkingen eerder zichtbaar zijn, kun je ook eerder bijsturen. Dat zorgt voor meer rust en voorspelbaarheid in je bedrijf.
Maar wat daaronder gebeurt, is minstens zo belangrijk vertelt Jos. Doordat mensen zelf zien wat er speelt, verandert hun gedrag.
“Je hoeft het niet meer te vertellen. Ze zien het zelf.”
En juist daardoor gaan ze er ook naar handelen. Dat leidt weer tot meer eigenaarschap en betere samenwerking binnen het team van WEA Naaldwijk. Dat is mooi om te zien.
Effect op het team en de arbeidsmarkt.
Die verandering zie je ook terug in hoe mensen hun werk ervaren binnen WEA Naaldwijk. Er is meer duidelijkheid, grip en meer betrokkenheid in het team. Daarbij werken mensen zelfstandiger en dat samen maakt het werk prettiger. Omdat het werk aantrekkelijker is geworden, merkt Jos dat het makkelijker is geworden om nieuwe mensen aan te trekken.
“Je kunt laten zien hoe je werkt. En dat spreekt aan.”
Grip op kantoorniveau.
Naast de veranderingen in het team ontstaat er ook meer overzicht op kantoorniveau. Je ziet niet alleen losse administraties, maar hoe het geheel ervoor staat.
“Als je dat niet hebt, mis je gewoon een laag.”
Nu kunnen we beslissingen nemen op basis van wat je daadwerkelijk ziet in plaats van op gevoel. En dat zorgt voor rust in de aansturing.
Effect op klanten.
Ook richting klanten verschuift de manier van werken. Doordat signalen eerder zichtbaar zijn, kun je ook eerder schakelen.
“Het zijn vaak geen grote dingen, maar je speelt daardoor wel kort op de bal.”
Daardoor voorkom je dat zaken later gecorrigeerd moeten worden.
Wat AIDA onderscheidt.
Wat volgens Jos opvalt, is dat AIDA zich blijft ontwikkelen op basis van wat kantoren in de praktijk nodig hebben.
“Er wordt echt geluisterd.”
En dat zie je terug in hoe het werkt. Daardoor gebruik je het niet alleen, maar ga je er ook echt anders door werken.
Samengevat.
Als je het simpel maakt, komt het hierop neer:
“Eerst investeren in kwaliteit,” zegt Jos. “Daarna ga je het terugzien.”
