Met AIDA ziet het team over klanten en periodes heen waar aandacht nodig is, zodat groei niet automatisch meer zoek- en controlewerk oplevert.
Your First Finance wil klanten de grip bieden van een interne financeafdeling. Dat vraagt om betrouwbare cijfers, volledige administraties en een team dat tijdig ziet waar aandacht nodig is.
Toen het klantenbestand groeide, begon die werkwijze te knellen. Iedere nieuwe administratie bracht eigen patronen, terugkerende kosten en uitzonderingen mee. Wat bij een beperkt aantal klanten nog goed uit het hoofd te overzien was, vroeg steeds meer zoek- en controlewerk.
“Bij meerdere klanten weet je niet altijd meer uit je hoofd welke kosten er normaal gesproken doorheen lopen,”
vertelt mede-eigenaar Dave Walther.
“Dan ben je door de cijfers aan het spitten, terwijl je nog steeds niet zeker weet of je iets mist.”
Inmiddels ziet de maandafsluiting er anders uit. Waar Your First Finance voorheen vijf intensieve werkdagen nodig had, schat Dave dat het daadwerkelijke afsluitwerk nu ongeveer vijf halve dagen vraagt.
Binnen dezelfde termijn is daardoor meer ruimte voor analyses, rapportages en andere werkzaamheden. Ook de afsluiting zelf is beter voorspelbaar geworden.
In het kort.
Voor AIDA:
Met AIDA:
Over Your First Finance: de lat van een interne finance-afdeling.
Your First Finance ondersteunt mkb-bedrijven als externe financeafdeling en richt zich vooral op marketingbureaus en andere dienstverleners.
Het team verzorgt de administratie, maandafsluiting, rapportages en voorbereiding van de jaarrekening. Door die duidelijke focus kent Your First Finance ook de bedrijfsmodellen achter de cijfers.
Dave Walther houdt zich binnen de organisatie bezig met onboarding, systemen, klantbeheer en de aansturing van het team. Samen met zijn compagnon en financiële specialisten wil hij klanten dezelfde financiële grip bieden als een eigen interne afdeling.
“Wij zijn voor mkb-klanten een interne financeafdeling, maar dan als externe partij,” legt Dave uit.
Die belofte stelt hoge eisen aan de kwaliteit. Het team wil weten welke kosten en opbrengsten bij een klant horen en bijzonderheden herkennen voordat de rapportage bij de ondernemer ligt.
Met meer klanten werd het steeds lastiger om dat volledig vanuit ervaring en individuele kennis te organiseren. Soms kwam een afwijking pas naar voren nadat een directeur een vraag stelde over de rapportage.
Voor Your First Finance was daarmee duidelijk dat verdere groei om een andere manier van controleren vroeg.
“Eerder zien waar aandacht nodig is.”
Accountancy Intelligence bovenop de bestaande systemen.
Dave zag AIDA voor het eerst via LinkedIn. Het inzicht over administraties en periodes heen sloot direct aan op waar Your First Finance tegenaan liep.
AIDA voegt Accountancy Intelligence toe bovenop de systemen die het team al gebruikt. Daardoor wordt over klanten en periodes heen zichtbaar waar aandacht nodig is, zonder dat medewerkers daarvoor iedere administratie volledig hoeven door te lopen.
Ontbrekende terugkerende kosten, afwijkende boekingen en verschillen in de RGS-structuur komen eerder in beeld. De medewerkers kunnen hun vakkennis vervolgens inzetten op de punten die daadwerkelijk beoordeling vragen.
“In plaats van dat je alles helemaal moet doorlopen, kun je naar de plekken waar iets afwijkt,” vertelt Dave. “Je hoeft alleen de fouten en uitzonderingen die AIDA je laat zien, nog op te pakken.”
Voor een groeiende klantenportefeuille maakt dat een wezenlijk verschil. Iedere nieuwe administratie hoeft niet automatisch evenveel extra zoek- en controlewerk op te leveren.
De afsluiting begint al tijdens de maand.
De voorspelbaardere maandafsluiting ontstaat voor een belangrijk deel al voordat de afsluitperiode begint.
Your First Finance gebruikt AIDA gedurende de maand om administraties verder aan te scherpen. Ontbrekende posten vallen eerder op, afwijkende boekingen worden sneller herkend en informatie die vanuit een ander systeem verkeerd binnenkomt, kan tijdig worden gecorrigeerd.
Ook de vaste RGS-structuur speelt hierin een belangrijke rol. Your First Finance richt klantadministraties zo veel mogelijk volgens dezelfde uitgangspunten in. Daardoor worden verschillen in koppelingen en boekingswijzen sneller zichtbaar.
“Als er vanuit een systeem iets verkeerd doorkomt, zien we dat heel snel,” vertelt Dave. “Daardoor kunnen we het bij de maandafsluiting direct oplossen.”
Volgens Dave stapelen die verbeteringen zich gedurende de maand op. Het team begint de afsluiting daardoor met administraties die vollediger en consistenter zijn.
Dat effect loopt verder door. Ook bij de jaarrekening merkt Your First Finance dat administraties completer zijn. Bij enkele klanten zijn terugkerende bedrijfskosten bovendien goed voorspelbaar ten opzichte van de begroting, omdat beter in beeld is welke kosten verwacht mogen worden.
Die datakwaliteit geeft het team meer zekerheid bij het rapporteren en vooruitkijken.
Een werkwijze die met het team meegroeit.
Voor Your First Finance vraagt schaalbaarheid ook om een werkwijze die goed overdraagbaar is naar medewerkers.
Binnen vaste richtlijnen en controlepunten kunnen zij hun eigen prioriteiten bepalen en werkzaamheden over de beschikbare dagen verdelen. Dave hoeft tijdens de maandafsluiting daardoor nauwelijks nog bij te sturen.
“Onze medewerkers kunnen het werk zelfstandig indelen. Dat werkt voor hen gewoon heel fijn.”
De consistente inrichting ondersteunt die zelfstandigheid. Medewerkers weten beter waar informatie hoort en welke signalen aandacht vragen. De kwaliteit blijft daardoor minder afhankelijk van kennis die alleen bij één collega aanwezig is.
Die aanpak begint al bij de onboarding van een nieuwe klant. Your First Finance brengt de administratie eerst naar de eigen vaste structuur. Vanaf dat moment helpt AIDA om afwijkingen en aandachtspunten zichtbaar te houden.
Nieuwe klanten sluiten zo aan op een werkwijze die het team al kent. Dat maakt verdere groei beter beheersbaar en voorkomt dat iedere nieuwe administratie een eigen manier van werken vraagt.
Dave ziet AIDA als een belangrijk onderdeel van die ontwikkeling en noemt het een versneller binnen de bredere inrichting van Your First Finance.
Samen blijven verbeteren.
Your First Finance gebruikt AIDA nu vooral voor efficiency, kwaliteit en inzicht. Dave ziet daarnaast mogelijkheden rond maandelijkse balanscontroles, betere onderbouwing van balansposten en nog taakgerichter werken vanuit aandachtspunten.
Daarover is periodiek contact met AIDA. In die gesprekken kijkt het team samen naar het gebruik in de praktijk, mogelijke verbeteringen en behoeften die tijdens het dagelijkse werk ontstaan.
“Je kunt bespreken hoe je zelf meer uit de software haalt, maar ook wat er vanuit de praktijk nog nodig is,” vertelt Dave. “Je merkt dat die input echt wordt opgehaald.”
Voor Your First Finance helpt die samenwerking om verder te groeien vanuit een werkwijze die beheersbaar blijft voor het team en betrouwbaar voor de klant.
Samengevat.
De verandering bij Your First Finance laat zich in vier punten samenvatten:
“In plaats van dat je alles helemaal moet doorlopen, kun je naar de plekken waar iets afwijkt,” zegt Dave. “Je hoeft alleen de fouten en uitzonderingen eruit te halen.”
