AIDA B.V. (hierna: AIDA, wij of ons) respecteert de privacy van bezoekers, prospects, relaties en gebruikers van ons platform. In deze privacy statement leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Deze statement geldt voor de website aida.biz en voor de verwerking van persoonsgegevens die we als verwerkingsverantwoordelijke doen in het kader van sales, marketing, events en relatiebeheer. Voor boekhoud- en klantdata die kantoren via het AIDA-platform laten inlezen, treden wij in beginsel op als verwerker. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met het kantoor. Dat staat toegelicht in hoofdstuk 8.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en onze eigen bedrijfsvoering:

  • AIDA B.V.
  • Copernicuslaan 35-J, 6716 BM Ede
  • KvK: 99623617
  • BTW: NL869065622B01
  • E-mail: info@aida.biz
  • Telefoon: +31 (0)318 734518

Voor vragen over privacy kun je mailen naar info@aida.biz. We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor onze organisatie niet verplicht.

2. Voor wie is deze privacy statement?

We verwerken persoonsgegevens van onder meer:

  • bezoekers van aida.biz;
  • mensen die een demo of contactformulier invullen;
  • mensen die zich aanmelden voor AIDA FFWD of een ander event;
  • abonnees van onze e-mailupdates;
  • zakelijke contactpersonen bij accountants- en administratiekantoren;
  • gebruikersaccounts van het AIDA-platform (medewerkers van kantoren).

3. Welke gegevens verwerken we?

3.1 Gegevens die je zelf aan ons geeft

Via de website gebruiken we formulieren van ActiveCampaign. Afhankelijk van het formulier kunnen we de volgende gegevens vragen:

  • Contact (aida.biz/contact): voornaam, achternaam, kantoornaam, telefoonnummer (inclusief landcode), e-mailadres, en optioneel of je e-mailupdates wilt ontvangen.
  • Demo aanvragen (aida.biz/demo-aanvragen): dezelfde contactgegevens, plus je reden voor de demo (bijvoorbeeld oriënteren, vergelijken of nieuwsgierig) en de gewenste startdatum (binnen 1 maand, binnen 1 kwartaal, of later). Ook hier is e-mailopt-in optioneel.
  • AIDA FFWD (aida.biz/aida-ffwd): contactgegevens voor je aanmelding. Als je dieetwensen of allergieën doorgeeft, behandelen we die extra zorgvuldig. Dat kunnen gezondheidsgegevens zijn. We gebruiken die alleen voor de catering van het event, op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming.

Je kunt ons ook bellen of mailen. Dan verwerken we de gegevens die je in dat gesprek of die mail deelt, zoals naam, kantoor, telefoonnummer, e-mailadres en de inhoud van je vraag.

De whitepaper op de website is op dit moment als PDF te downloaden, zonder apart leadformulier. Als we later wel een downloadformulier plaatsen, vallen die gegevens onder dezelfde regels als onze overige formulieren.

3.2 Gegevens die we automatisch verzamelen

Bij een bezoek aan de website kunnen (afhankelijk van je cookievoorkeuren) onder meer deze gegevens worden verwerkt:

  • IP-adres, browser- en apparaatinformatie, taal, schermgrootte en tijdzone;
  • bezochte pagina’s, verwijzende website, tijdstip en duur van het bezoek;
  • click- en scrollgedrag, voor zover meetpixels dat registreren;
  • een unieke identifier in cookies of lokale opslag (bijvoorbeeld voor Google Analytics, ActiveCampaign Site Tracking, LinkedIn Insight Tag of TAM Trace);
  • of je eerder een formulier hebt ingevuld, zodat we een websitebezoek kunnen koppelen aan een bekend contact.

3.3 Gegevens uit openbare of zakelijke bronnen

Voor B2B-relatiebeheer kunnen we gegevens aanvullen met openbaar beschikbare informatie, bijvoorbeeld je functie of kantoorgegevens via LinkedIn of de website van het kantoor. We doen dit alleen als dat past bij een zakelijk contact over Accountancy Intelligence.

4. Doelen en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Doel Voorbeelden Grondslag
Contact en demo’s Je vraag beantwoorden, een demomoment plannen, inhoudelijk aansluiten op je kantoor en systemen (Exact, Twinfield of Yuki) Uitvoering van (pre)contractuele stappen, en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te behandelen
Nieuwsbrief en marketingmail Updates over AIDA, events en content als je het vakje “Ik wil per e-mail op de hoogte blijven van AIDA” aanvinkt Toestemming. Je kunt je altijd uitschrijven via de link in de mail of via info@aida.biz
Events (zoals AIDA FFWD) Aanmelding, communicatie over het programma, ontvangst op locatie Uitvoering van de aanmelding. Dieetwensen of allergieën: uitdrukkelijke toestemming
Website laten werken Beveiliging, load balancing, sessies, cookietoestemming (Axeptio) Gerechtvaardigd belang en, waar nodig, wettelijke verplichting
Statistieken Google Analytics 4 via Google Tag Manager, om te zien welke pagina’s werken Toestemming via de cookiebanner
Marketingmeting en advertenties LinkedIn Insight Tag, conversiemeting na een demo-aanvraag of sitebezoek Toestemming via de cookiebanner
Leadherkenning TAM Trace: technische kenmerken en (waar mogelijk) herkenning van het bedrijf achter een bezoek, bijvoorbeeld via een e-maildomein Toestemming via de cookiebanner. Zonder toestemming horen deze scripts niet te draaien
Marketingautomatisering ActiveCampaign: contacten, formulieren, e-mail en site tracking van bekende contacten Toestemming (nieuwsbrief en trackingcookies) of gerechtvaardigd belang (behandelen van een demo- of contactaanvraag)
Kaart op de contactpagina Google Maps toont ons adres in Ede Toestemming, omdat Google Maps cookies en verzoeken naar Google kan sturen
Klantcases Namen, foto’s of quotes van kantoren of medewerkers (bijvoorbeeld WEA Naaldwijk) Toestemming van de betrokkenen of een aparte afspraak met het kantoor
Administratie en wet Facturen, contracten, boekhouding, fiscale bewaarplicht Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst
Beveiliging en misbruik voorkomen Logs, beveiligingsincidenten, spam- of fraudedetectie op formulieren Gerechtvaardigd belang

Je bent niet verplicht om formulieren in te vullen. Zonder contactgegevens kunnen we een demo of vraag niet persoonlijk opvolgen.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken Axeptio als toestemmingsplatform. Functionele cookies (nodig om de site en je keuze te onthouden) plaatsen we altijd. Analytics-, marketing- en overige niet-noodzakelijke cookies plaatsen we pas na jouw keuze. Je kunt je voorkeuren later wijzigen via “Wijzig cookievoorkeuren” in de footer.

Je toestemming bewaren we tot 180 dagen. Daarna vragen we opnieuw.

Op de website zien we onder meer deze partijen:

  • Axeptio (Axeptio SAS): cookietoestemming.
  • Google Tag Manager (GTM-NX8PVGBQ): laadt tags nadat je keuze bekend is. Google Consent Mode staat standaard op weigeren tot je akkoord gaat.
  • Google Analytics 4 (meet-ID G-PYTCC2X1T1): bezoekstatistieken.
  • LinkedIn Insight Tag (partner-ID 9340626): meting en advertenties op LinkedIn.
  • ActiveCampaign (account aida-accountancyintelligence.activehosted.com, site tracking-ID 1003588178): formulieren, e-mail en koppeling van sitebezoek aan bekende contacten. Cookies die we daarbij zien zijn onder meer prism_* en ac_enable_tracking.
  • TAM Trace (cdn.tamtrace.nl): B2B-bezoekersherkenning. Dit script kan apparaatkenmerken, bestaande marketingcookies en e-maildomeinen uit formulieren meesturen.
  • Google Maps: kaart op de contactpagina.
  • Hosting en CDN: de website draait op WordPress (Avada/Fusion) bij een hostingpartij met SiteGround-cache. Voor laadtijd en beveiliging kunnen CDN’s of fonts worden gebruikt (onder meer CloudFront, Cloudflare, Fastly, Google Fonts of jsDelivr).

Een actueel overzicht van cookie-categorieën staat in de cookiebanner en in onze cookie statement.

6. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn voor bovenstaande doelen, of als de wet dat eist.

  • ActiveCampaign, LLC: CRM, e-mail en formulieren. Verwerking kan (deels) in de Verenigde Staten plaatsvinden.
  • Google Ireland Limited / Google LLC: Analytics, Tag Manager, Maps, mogelijk fonts of CDN.
  • LinkedIn Ireland Unlimited Company / LinkedIn Corporation: Insight Tag en onze LinkedIn-pagina.
  • Axeptio SAS: cookievoorkeuren.
  • TAM Trace: bezoekersherkenning.
  • Hosting- en IT-leveranciers: opslag en beveiliging van de website, e-mail en interne systemen.
  • Professionele adviseurs: bijvoorbeeld accountant of advocaat, voor zover nodig.

Met verwerkers sluiten we waar nodig een verwerkersovereenkomst. Bij doorgifte buiten de EER gebruiken we een geldig mechanisme, meestal de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie, eventueel aangevuld met extra maatregelen.

Als je op LinkedIn klikt, gelden de regels van LinkedIn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun verwerking op hun eigen platform.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Als richtlijn hanteren we:

  • Demo- en contactaanvragen: zolang de oriëntatie loopt, en daarna tot 24 maanden na het laatste zakelijke contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat of je bezwaar maakt.
  • Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft, plus een korte periode om te kunnen aantonen dat we je uitschrijving hebben verwerkt.
  • Eventaanmeldingen: tot 12 maanden na het event, tenzij je klant wordt of de administratie langer bewaren vereist. Dieetwensen wissen we zo snel mogelijk na het event, in de regel binnen 4 weken.
  • Cookietoestemming (Axeptio): 180 dagen.
  • Analytics: volgens de instelling in Google Analytics, doorgaans maximaal 14 maanden.
  • Server- en beveiligingslogs: zo kort als praktisch mogelijk, in de regel tot 90 dagen, langer alleen bij een incident.
  • Contracten, facturen en fiscale stukken: 7 jaar, zoals de wet voorschrijft.

8. Het AIDA-platform (software voor kantoren)

AIDA is een intelligentielaag bovenop bestaande boekhoudpakketten. We koppelen onder meer met Exact, Twinfield en Yuki. Bij de eerste connectie lezen we historische data in, zodat het kantoor signalen krijgt over kwaliteit, workload, efficiency en advies.

8.1 Wanneer zijn wij verwerker?

Boekhouddata, administraties en gegevens van klanten van het kantoor verwerken we in opdracht van dat kantoor. Het kantoor is dan verwerkingsverantwoordelijke. AIDA is verwerker. De afspraken (doel, beveiliging, subprocessors, bewaartermijn, verwijdering) staan in de verwerkersovereenkomst en de productvoorwaarden. Medewerkers van AIDA krijgen alleen toegang tot klantdata als dat nodig is voor support, implementatie of beveiliging, onder geheimhouding.

8.2 Wanneer zijn wij zelf verantwoordelijke?

Voor accounts van kantoormedewerkers (naam, e-mail, inlog- en gebruiksgegevens) en voor onze eigen klantadministratie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om het platform veilig te laten werken.

8.3 AI-agents

Binnen het platform kunnen AIDA-agents signalen verzamelen, controles voorbereiden en voorstellen doen. De accountant blijft beslissen. We trainen geen algemeen publiek AI-model op jouw kantoordata, tenzij we dat later uitdrukkelijk en contractueel anders afspreken. Analyses blijven gericht op de dienstverlening aan jouw kantoor.

Heb je als eindklant van een accountantskantoor vragen over wat er in AIDA staat? Richt je dan eerst tot dat kantoor. Zij bepalen welke data zij koppelen.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangsbeheer, versleutelde verbindingen (HTTPS), minimale autorisaties en leveranciers die hun eigen beveiliging moeten waarborgen. Geen enkel systeem is 100 procent waterdicht. Ontdek je een kwetsbaarheid, mail dan naar info@aida.biz.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • inzage te vragen in de persoonsgegevens die we van je hebben;
  • correctie te vragen als gegevens onjuist of onvolledig zijn;
  • verwijdering te vragen, voor zover de wet dat toestaat;
  • beperking van de verwerking te vragen;
  • bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing;
  • je toestemming in te trekken, zonder dat eerdere verwerking onrechtmatig wordt;
  • gegevensoverdraagbaarheid te vragen, als de verwerking op toestemming of een overeenkomst berust en geautomatiseerd gebeurt.

Stuur je verzoek naar info@aida.biz. We reageren in beginsel binnen één maand. We kunnen om identificatie vragen, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.

Ben je het niet eens met hoe wij omgaan met je gegevens? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Minderjarigen

De website en het platform zijn gericht op professionals in de accountancy. We richten ons niet op kinderen onder de 16 jaar.

12. Wijzigingen

We kunnen deze statement aanpassen als onze diensten, wetgeving of gebruikte tools veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij ingrijpende wijzigingen vermelden we dat op de website of, als we je e-mailadres hebben, per mail.

13. Contact

AIDA B.V.
Copernicuslaan 35-J
6716 BM Ede
info@aida.biz
+31 (0)318 734518

Openingstijden kantoor: maandag tot en met vrijdag, 9:00 tot 17:30 uur.